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Basado en la documentación proporcionada, aquí tienes un resumen unificado del proceso de Requisiciones, que integra tanto el flujo general para Productos como las particularidades específicas para Servicios.

1. Acceso y Configuración Inicial

Para iniciar una solicitud, se debe ingresar al módulo "Requisiciones" y seleccionar el botón "Nuevo". El sistema preselecciona automáticamente ciertos datos, aunque son editables según los permisos del usuario:

• Empleado y Departamento: Se asignan automáticamente según el usuario que crea la requisición.

• Responsable de la Requisición: Por defecto es el creador, pero puede modificarse.

• Aprobador Designado: Usualmente es el jefe directo o la persona asignada para el equipo.

• Proyecto: Es un campo opcional, generalmente vinculado a la creación de un activo.

2. Clasificación y Datos Financieros

Una correcta clasificación es esencial para dirigir la solicitud al comprador adecuado:

• Clase de Requisición: Determina el proceso de compra y el comprador asignado según la categoría (ej. Clase 10).

• Tipo de Contenido: Se debe definir si es "Producto" o "Servicio".

• Datos Contables: Se debe seleccionar la cuenta de referencia y la distribución analítica (centros de costo).

  • Regla PRONICO: Para PRONICO, los campos 1 (Procesos) y 2 (Centro de costo) son obligatorios, mientras que el campo 3 (Equipos_Man) es opcional.

3. Detalle de Líneas (Productos vs. Servicios)

Al agregar líneas a la requisición, la configuración varía según lo solicitado:

• Acción de Requisito:

  • Se selecciona "Recolección" para despachos de bodega o traslados internos.

  • Se selecciona "Orden de compra" para compras externas.

• Códigos Específicos para Servicios:

  • Para proveedores locales, utilizar el producto "[SER-001] Servicios Locales".

  • Para proveedores extranjeros, utilizar "[SER-002] Servicios del exterior". Esto es importante porque calcula automáticamente el ISR no domiciliado.

• Fechas: La "Fecha de recepción" indica la fecha límite para la entrega.

4. Flujo de Aprobación y Compra

El documento avanza por varias etapas visibles:

1. Nuevo: Estado inicial de borrador.

2. Esperando Aprobación: Al hacer clic en "Confirmar", pasa a revisión departamental.

3. Aprobado/Rechazado: El aprobador valida la solicitud o la devuelve a borrador para correcciones.

4. RFQ / PO: Una vez aprobado, el comprador genera una Solicitud de Cotización (RFQ) y posteriormente confirma la orden para crear la Orden de Compra (PO).

5. Recibido: El proceso finaliza con la recepción del bien o servicio.

5. Recepción y Facturación (Enfoque en Servicios)

Para completar el proceso, se ingresa al botón "Recepciones" y se valida según el tipo de proveedor:

• Proveedores Locales (SAT): Se debe buscar la factura con el botón "Buscar Factura SAT". Si no aparece, se debe notificar a finanzas usando "Solicitar Factura FEL".

• Proveedores Extranjeros: Si la dirección del proveedor es fuera de Guatemala, se debe subir manualmente el PDF de la factura en el sistema.

• Finalmente, se hace clic en "Validar".

6. Comunicación y Seguimiento

El sistema permite la comunicación dentro de la cotización para dar seguimiento:

• Registrar nota: Recomendada para comentarios internos y trazabilidad sin enviar correos.

• Enviar mensaje: Envía un correo a los seguidores (usar solo para comunicaciones puntuales).

• Actividades: Permite asignar tareas con fecha de vencimiento a usuarios específicos.