Manual de Proceso de Compras: De Solicitud a Recepción

Este manual describe el flujo de trabajo para gestionar adquisiciones, desde la creación de la orden de trabajo hasta la validación de la factura y recepción final.

1. Inicio y Configuración de la Orden

Objetivo: Crear una orden de trabajo basada en una requisición aprobada.

• Asignación de Proveedor: Al crear la orden, el sistema preasigna un proveedor si este ya está vinculado al producto.

  • Nota: Es posible cambiar el proveedor manualmente si se requiere trabajar con uno distinto (ej. "Mena").

• Corrección de Errores (Campos No Válidos):

  • Si el sistema muestra errores relacionados con la "Cuenta de Referencia" o campos contables, es obligatorio completar la Distribución Analítica antes de continuar.

2. Solicitud de Presupuesto (RFQ - Request for Quotation)

Objetivo: Enviar la solicitud formal al proveedor para obtener precios y fechas.

1. Generación de RFQ: Desde la orden, seleccione la opción para avanzar a RFQ.

2. Envío al Proveedor:

   • La solicitud se envía por correo electrónico directamente desde Odoo.

   • Importante: Se debe adjuntar un archivo Excel. Este archivo está diseñado para que el proveedor lo diligencie con su información.

3. Recepción de Oferta y Actualización

Objetivo: Registrar la respuesta del proveedor en el sistema.

• Datos del Proveedor: El proveedor devuelve el Excel con:

  • Precios actualizados.

  • Fechas de entrega.

  • Observaciones, Incoterms, moneda y términos de pago.

  • Validez de la oferta.

• Importación de Datos:

  1. Diríjase a la sección del Chatter (el historial de comunicación a la derecha).

  2. Importe el archivo Excel recibido desde los anexos.

  3. Resultado: El sistema detecta los cambios y actualiza automáticamente los valores (ej. si el precio de la Mena cambió, se reflejará detalladamente).

4. Gestión de Alternativas y Comparativa

Objetivo: Comparar múltiples proveedores para asegurar la mejor compra.

1. Crear Alternativas: En la pestaña de alternativas, copie los productos para cotizar con otros proveedores simultáneamente.

2. Comparación: El sistema genera una comparativa completa que incluye:

   • Precios del producto.

   • Líneas adicionales: Flete, transporte, seguro.

3. Selección:

   • El sistema resalta visualmente el valor preferible en color verde.

   • Es posible dividir la compra (ej. comprar 0.5 unidades a un proveedor y el resto a otro).

5. Confirmación de Orden de Compra (PO)

Objetivo: Formalizar la compra con el proveedor seleccionado.

1. Seleccione el proveedor o proveedores definitivos.

2. El sistema calcula los valores finales.

3. Confirme y envíe las Órdenes de Compra (PO) oficiales.

6. Recepción y Validación (Cierre)

Objetivo: Recibir la mercancía y validar la documentación fiscal.

1. Recepción en Bodega: El personal de bodega recibe los productos.

2. Carga de Factura: Se debe subir la factura en formato PDF al sistema.

3. Validación con IA: El sistema utiliza Gemini AI para analizar el PDF y validar si el documento es correcto.

4. Finalización: Una vez validado y recibido, el estado de la orden cambia a "Recibido", finalizando el ciclo de compra.