Manual de Proceso de Requisiciones: Vista del Solicitante

Este documento detalla los pasos y criterios que un solicitante debe seguir para crear una requisición de compra, explicando cómo el sistema gestiona inventarios, servicios y nuevos productos antes de pasar al departamento de Compras.

1. Información General y Encabezado

Al crear una solicitud "Nueva", el sistema completa automáticamente ciertos campos basándose en la configuración de Recursos Humanos.

• Datos del Empleado: El sistema asigna automáticamente:

  • El departamento del empleado.

  • El gerente directo.

  • El aprobador designado.

• Fechas y Finanzas:

  • Fecha de recepción planificada: Cuándo se necesita el bien o servicio.

  • Cuenta de Referencia: La cuenta financiera (se aplican políticas normales).

  • Distribución Analítica: Asignación a centros de costo.

  • Activos/Proyectos: Opción para vincular la compra a un proyecto o a la creación de un activo.

2. Añadir Productos y Lógica de Compra

Al agregar líneas de productos, el sistema se comporta de manera diferente según la disponibilidad y el tipo de producto.

A. Productos Almacenables (Lógica de Stock)

El sistema evalúa el Valor de Pronóstico (Forecast) para decidir si genera una compra o un movimiento interno.

Nota sobre Inventario:

• Disponibilidad (A la mano): Cantidad física actual en la empresa.

• Pronosticado: Incluye la cantidad a la mano + compras pendientes de entrega - entregas reservadas.

B. Categorías y Clases

• Si la categoría del producto tiene una clase asignada, esta se mostrará automáticamente.

• Regla de la primera línea: Si el primer producto añadido genera una Orden de Compra, los productos subsiguientes seguirán esa lógica.

• Asignación de Comprador: Se asigna automáticamente según la configuración del sistema (contacto principal y aprobadores adicionales).

3. Solicitud de Servicios

Los solicitantes pueden requerir servicios en lugar de productos físicos.

• Tipos de Servicio: Seleccionar el producto correspondiente para "Servicios Locales" o "Servicios Extranjeros".

• Datos Adicionales:

  • El solicitante puede ingresar el precio estimado.

  • Se puede asignar el proveedor sugerido.

4. Solicitud de Productos Nuevos (No existentes)

Si el producto que se desea comprar no existe en el sistema (no tiene referencia interna ni clase), siga estos pasos:

1. Definir la compra: Ingrese la descripción del producto nuevo.

2. Bloqueo de Avance: El sistema no permitirá avanzar la requisición inmediatamente porque falta la referencia interna.

3. Generación de Tarea: Se crea automáticamente una tarea para catalogar el producto.

4. Resolución: Una vez que el producto es creado y tiene su Número de Referencia, el solicitante puede continuar con el proceso.

5. Aprobación y Finalización

Una vez completadas las líneas de la requisición:

1. Solicitar Aprobación: El usuario envía la solicitud.

2. Revisión del Gerente: El estado cambia a pendiente de aprobación por el gerente asignado.

3. Aprobado: Cuando el gerente aprueba, el estado cambia a "Aprobado".

4. Transferencia a Compras: En este punto, el trabajo del solicitante termina y el proceso pasa automáticamente a la bandeja de entrada del equipo de Compras para su gestión.